来源 :深水规院2024-02-02
近日，国家档案局组织的2023年度全国企业档案工作创新案例评选结果揭晓，深水规院代表深投控参评的案例《以数字建设激活档案全生命周期服务价值——深水规院数字档案馆创新实践》成功入选。这是继2006年国家档案局授予“科技事业单位档案管理国家二级”资质后，深水规院在档案管理工作获得的又一“国字号”荣誉。
此次评选工作累计征集到584个创新案例，经过汇总、初审和专家组综合评议等程序，一批具有创新性、典型性、可推广性的案例脱颖而出，深圳市档案局选送推荐的案例中共计6家企业7个案例入选。
深水规院数字档案馆创新实践源于事业单位转企改制以来，伴随业务转型升级产生的档案精细化管理需求与传统档案管理方式之间的矛盾。针对档案利用效率低、归档难度高、原件损耗大等难题，深水规院在健全完善档案管理制度、流程和体系以及传统载体档案数字化的基础上，启动了数字档案馆系统建设工作，并于2022年11月通过内外部专家验收，实现了档案业务“一云统管”、档案服务“一云通办”。
创新实践做法
1.单点登录打破“信息孤岛”，“一站式”身份认证高效推进
实现数字档案馆等四大信息管理系统“多套系统、一键登录”，减少用户管理成本和线上审批效率。
2.“随办随归”告别线下归档时代，数据集成共享逐步实现
依托“协同项目管理系统”和“ERP办公系统”，提升工程档案和文书档案等主要档案的归档效率和准确性。
3.档案关联破除物理空间壁垒，互联互通数据网络加速形成
建立不同类型档案之间的关联关系，实现归档、整理和入库等各个阶段信息的互联互通。
4.智能库房解锁批量上架功能，高安全级别与低成本运维同步实现
通过智慧化库房管理模块赋能管理流程，借助超融合虚拟服务器中虚拟机之间的隔离保护，降低信息传输风险及运维成本。
5.深层检索阻断泄密风险，档案利用效能显著提升
引入全新文献检索方法、光学字符识别技术等实现快速定位和在线预览，减少对档案原件依赖，借助ID水印、后台监控避免泄密风险。
6.国产化适配消除安全威胁，行业信息安全得到有力保障
实现数字档案馆系统与国产软硬件的全面适配，为快速、稳定地实现办公环境国产化的全面替代奠定基础。
深水规院数字档案馆创新实践开创了水利勘测设计企业数字档案治理模式，有利于进一步深化和拓展企业档案综合管理功能，提升档案数据精准治理能力，为新时期水利勘测设计企业档案创新管理提供了参考和借鉴。